기업 협업툴 시장이 커질수록 역설적으로 업무는 더 잘게 쪼개지고 있다. 메신저, 메일, 캘린더, 프로젝트 관리 프로그램이 각각 따로 돌아가면서 정작 팀장의 시간은 "그 자료 어디 있죠", "메일 확인하셨나요" 같은 확인 절차에 소모된다. 협업 소프트웨어 기업 크리니티가 내놓은 통합 협업 플랫폼 'SirTEAM(써팀)'은 이 문제를 메일 중심 설계로 정면 돌파했다는 점에서 주목된다.
왜 업무는 자꾸 흩어지는가
대부분의 조직은 메신저와 메일, 캘린더, 프로젝트 관리 도구를 각각 다른 시스템에서 운영한다. 파일은 드라이브에, 회의 내용은 메신저에, 중요 메일은 개인 편지함에 각각 남는 구조다. 문제의 본질은 업무량이 아니라 업무가 흩어져 있다는 데 있다. 담당자가 휴가를 가거나 퇴사하면 관련 메일함까지 함께 사라지는 경우도 적지 않아, 인수인계와 업무 연속성 관리에서 취약점으로 지적돼 왔다.
메일이 협업의 출발점이 될 수 있을까
크리니티 써팀은 이 지점에서 발상을 전환했다. 고객 문의, 계약, 견적, 발주, 공문, 결재 요청 등 기업 업무의 상당 부분은 여전히 메일에서 시작된다는 점에 착안해, 써팀(SirTEAM)을 메일 기반 통합 협업 서비스로 설계했다.
기존 협업툴이 메일을 별도 채널로 취급해 다시 메신저로 옮기고, 프로젝트에 재등록하고, 파일을 재업로드하는 이중 작업을 유발했다면, 써팀(SirTEAM)은 메일 자체를 협업의 시작점으로 삼았다. 메일을 확인한 자리에서 바로 팀원과 공유하고, 프로젝트 업무로 전환하며, 필요하면 메신저로 즉시 대화를 이어갈 수 있도록 흐름을 하나로 묶었다.
팀장이 가장 반기는 기능은 무엇인가
SirTEAM의 핵심 기능은 크게 다섯 갈래로 나뉜다.
첫째, 메일과 메신저의 연동이다. 메일 내용을 복사하거나 스크린샷으로 전달할 필요 없이, 드래그 앤 드롭 방식으로 메신저에 바로 공유할 수 있다. 고객 메일을 팀원과 즉시 공유하고 담당자를 지정해 곧바로 업무에 착수하는 구조다.
둘째, 워크플로우 기능이다. 프로젝트를 진행 예정·진행 중·완료 단계로 구분해 팀 전체가 실시간으로 진행 상황을 공유할 수 있다. 담당자 지정과 업무 이력이 누적되기 때문에 인수인계와 성과 관리에도 활용도가 높다.
셋째, 조직도 기반 일정 관리다. 캘린더가 조직도와 연동돼 회의, 출장, 외근, 연차, 프로젝트 일정을 한 화면에서 확인할 수 있다. 회의 참석 가능 여부를 즉시 파악할 수 있어 일정 조율에 드는 시간을 줄여준다는 설명이다.
넷째, 공유 메일함과 게시판이다. 공지사항, 고객 응대 내역, 회의 기록, 업무 인수인계 자료를 개인이 아닌 팀 자산으로 관리할 수 있도록 지원해, 담당자 변경에 따른 업무 공백 위험을 낮춘다.
다섯째, 팀 드라이브다. 개인 PC와 메신저, 메일, 클라우드에 흩어진 파일을 조직도 기반 권한 관리 체계 아래 통합 관리할 수 있다.
보안은 어떻게 담보하나
협업툴 선택에서 편의성 못지않게 중요한 잣대는 보안이다. 써팀(SirTEAM) 은 AWS 기반 클라우드 인프라와 마이크로서비스 아키텍처(MSA)로 운영되며, 메일 보안 국제표준인 SPF·DKIM·DMARC 적용 경험을 보유한 크리니티의 메일 보안 기술력을 기반으로 개발됐다. 메일 협업과 보안 분야에서 축적한 노하우가 플랫폼 안정성의 근간이라는 게 회사 측 설명이다.
AI는 이 협업 방식을 어떻게 바꾸는가
써팀(SirTEAM) 은 최근 AI 기능 확대에 나서고 있다. 메일 요약, 업무 초안 작성, 일정·업무 데이터 활용, 반복 업무 지원 등이 순차적으로 고도화되는 중이다. 단순 메일 관리 도구를 넘어 업무 흐름과 맥락을 이해하는 지능형 협업 플랫폼으로 진화하겠다는 방향성이 읽힌다.
어떤 조직에 맞는 해법인가
크리니티 써팀은 팀 메일 사용 비중이 높은 기업, 고객 응대와 프로젝트를 동시에 관리하는 조직, 부서 간 협업이 잦은 기업, 메일과 메신저를 함께 쓰는 회사, 업무 인수인계가 중요한 조직, 보안과 협업을 동시에 고려해야 하는 중견기업 및 공공기관을 써팀(SirTEAM) 에 특히 적합한 도입 대상으로 꼽는다.
협업툴 시장의 다음 승부처
시중에 나와 있는 협업툴은 이미 적지 않다. 관건은 기능의 많고 적음이 아니라 '업무가 얼마나 자연스럽게 이어지는가'라는 실행력의 문제로 좁혀지고 있다.
써팀(SirTEAM)은 메일, 메신저, 워크플로우, 캘린더, 게시판, 드라이브라는 여섯 개 축을 하나의 흐름으로 연결해, 정보를 찾는 데 드는 시간을 줄이고 협업의 연속성을 높이는 데 방점을 찍었다.
팀장이 업무 현황을 한눈에 파악하고, 구성원이 필요한 정보를 즉시 공유하며, 조직 전체가 동일한 업무 흐름 위에서 움직이도록 지원하는 것이 이 플랫폼이 내세우는 핵심 가치다. 메일 기반 협업이라는 차별화 포인트가 파편화된 협업 도구 시장에서 어떤 반응을 이끌어낼지 주목된다()
스티븐의 머니챌린저 하승범 전문기자
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